保険会社様の事例： Excel転記の脱却と、業務プロセスの自動化を実現

今回ご相談いただいた企業様では、以下のような課題を抱えていました。

• エクセルの転記作業が多く、ミスが多い
• 業務が自動化されておらず、手作業が多く時間がかかっている
• 申込者に送付する契約書PDFは毎回手作業で作成しており、業務負担が大きい
• 月末の請求処理に時間がかかり、データの取り込み時にエラーやミスが発生している。

今回のシステムを構築するにあたり、下記の要件を満たすことが必要でした。

• 予算は限られており、コストを抑えつつ効率化を図る
• 保険会社の帳票フォーマットが毎年変わる可能性があるため、柔軟に対応できる仕組みが必要
• 請求書の文言や、エクセルのインポートの列の位置など、カスタマイズできるシステムであること。

今回のシステムでは、予算を抑えつつ効率化を図ることが求められていました。
そこで、以下のような提案をいたしました。

• WEBアプリではなく、エクセルをデータベースとしたPythonプログラムを構築
• 現在、Microsoft 365を導入している為、その機能を最大限活用する
• システムは複数人で利用されるため、ネットワーク上の共有環境で運用する

WEBアプリを構築すると使い勝手がいいシステムができる反面、コストが高くなってしまいます。
そこで、今回はPythonのスクリプトを作成する方法としました。
また、データベースとしては、エクセルを採用することで、担当者が容易にデータを編集することも可能です。

また、契約書PDFの作成を自動化することはもちろんのこと、メールの送信に関してはMicrosoft 365 のPower Automateを活用して自動化しました。

さらに、セキュリティー上の観点から、メールにファイルを添付する運用を廃止して、SharePointにファイルをアップロードして、そのリンクをメールに記載する運用に変更しました。

そして、メール送信に承認フローを設けることで、担当者の承認がないとメールが送信されない仕組みにしました。

システムを導入した結果、下記の効果が得られました。

• Pythonスクリプトにより、エクセルの転記作業やその後の処理が自動化され、作業時間の大幅な削減とミスの減少が実現した
• 業務をいくつかのフローに分けて自動化することにより、作業効率が大幅に向上した
• 契約書PDFの作成と送付が自動化され、業務負担が軽減された。また、添付ファイルを廃止してリンクを記載する運用に変更することにより、セキュリティーも向上した
• 月末の請求処理データが一括で作成されるようになり、作業時間が大幅に削減され、ミスも減少した

今回のプロジェクトでは、限られた予算の中で最大限の業務効率化を実現することが求められました。

安易にWebアプリを開発するのではなく、PythonスクリプトとExcelを組み合わせた構成を採用することで、開発コストを抑えました。

また、Microsoft 365のPower AutomateとExchangeによる承認フロー付きメールの自動送信や、SharePointを利用した安全なファイル共有など、既存のシステムや環境を有効活用した仕組みを構築しました。

その結果、エクセルの転記作業や契約書PDFの作成・送付、月末の請求処理といった手作業による負担が大幅に軽減され、ミスの削減とセキュリティの向上も同時に達成することができました。

弊社では、安易に高額なシステムを導入するのではなく、「コストを抑えながらも実務に即した業務効率化」を得意としております。
現在の業務にお悩みをお持ちの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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