Microsoft 365を導入したのに使えていない…そんな企業がSharePoint・Teams運用で業務改善できた事例

今回ご相談いただいた企業様では、すでにMicrosoft 365を導入されていましたが、以下のような課題を抱えていました。

• Microsoft 365を導入したものの、活用方針やルールがなく、現場任せの状態になっている
• Teamsはあまり利用されておらず、結局メールや口頭でやり取りしている
• ファイルの共有は従来通りファイルサーバーで行っており、SharePointは誰も使っていない
• OneDriveもあまり利用されておらず、パソコン内のフォルダに保存されている状態

まずは現状の運用状況を確認し、運用設計を行いました。

そして、SharePointとTeamsを単なるツールとしてではなく、「情報共有の基盤」として活用できるように運用設計を再構築しました。

具体的には、以下の観点で見直しを行いました。

• Teamsのチーム・チャネル構成を業務単位で整理し、利用目的を明確化
• 従来のファイルサーバーを廃止し、SharePointのファイルの保存・共有ルールを定義
• SharePointのサイトやフォルダ構成を見直し、「どこに何を保存するか」を統一
• 個人用のファイルは、OneDriveに保存するルールを明確化

運用ルールを整備したことで、現場の業務に大きな変化が生まれました。

これまでは「どこにファイルがあるか分からない」「誰に確認すればよいか分からない」といった状況が多く発生していましたが、
SharePointとTeamsを中心とした運用に統一したことで、情報共有のスピードと正確性が大きく向上しました。

具体的には、以下のような効果が見られました。

• ファイルを探す時間が大幅に削減され、必要な情報にすぐアクセスできるようになった
• Teams上でのやり取りにより、メールの往復や確認作業が減少
• 情報共有がリアルタイム化し、業務のスピードが向上
• ファイル管理のルール統一により、属人化が解消
• SharePointとOneDriveの活用により、ファイルサーバーやパソコンの故障時でも、データ消失リスクを大幅に低減

特に「探す時間の削減」と「コミュニケーションの効率化」は現場の体感としても大きく、
日々の業務負担の軽減につながりました。

Microsoft 365は正しく運用することで、単なるツールではなく、
業務効率化を支える基盤として機能することが実感できた事例となりました。

今回の事例がうまくいった最大の要因は、
ツールの導入という観点ではなく、「運用設計」に重点を置いたことです。

Microsoft 365は多機能なサービスですが、使い方が決まっていない状態では、
「結局今まで通りのやり方に戻ってしまう」というケースが多く見られます。

そこで本件では、現場の業務内容に合わせて、
無理なく定着する運用ルールを設計したことが成功につながりました。

特に重要だったポイントは以下の通りです。

• 「どこで何をするか」を明確にし、迷わない運用にしたこと
• 現場の業務フローに合わせて、無理のない形で設計したこと
• 誰でも同じように使えるシンプルなルールにしたこと
• 一部の担当者に依存しない、属人化しない仕組みにしたこと

これにより、「使い方が分からない」「結局使われない」といった状況を防ぎ、
自然と現場に定着する環境を実現しました。

Microsoft 365を活用する上で重要なのは、機能の多さではなく、
自社に合った運用をいかに設計できるかです。

今回の運用改善により、SharePointとTeamsを活用した情報共有の基盤が整いました。

今後はさらに一歩進んだ活用が可能となります。

具体的には、以下のような展開を予定しています。

• SharePoint上のファイルを活用し、Copilot（AI）による情報検索・要約の効率化
• Power AutomateとSharePointを連携し、申請・承認などの社内業務の自動化

これまで人手で行っていた作業や、時間のかかっていた情報検索・確認作業をAIを用いて効率化することで、
より付加価値の高い業務に集中できる環境を目指しています。

Microsoft 365は「導入して終わり」ではなく、
運用を整えることで、AIや自動化といった次のステップへつなげることができます。

🔸「自社でも導入できるのか知りたい」「どの業務に適用できるか相談したい」
など、なんでも結構です。お気軽にご相談ください。🙋‍♂️