Microsoft SharePoint Onlineでファイル管理をする

社内やクラウドにファイルサーバーを設置してファイル管理をされている企業も多いのではないでしょうか？
今回は、それらのファイルサーバーをMicrosoftのShare Point Onlineに移行することで得られるメリットをご紹介します。

近年、MicrosoftがAzure Open AIやCopilotのサービスを次々とリリースしました。
それらのサービスとの関連性も含めてご紹介します。

SharePoint Onlineとは？🤔

SharePoint Onlineとは、組織内の情報共有・文書管理・コラボレーションを支援するMicrosoftが提供するクラウドベースのサービスです。（以降SharePointと記載）

文書ファイルやプレゼンテーションファイルなどをアップロードし、チームメンバーと共有することができます。

また、文書の共有だけでなく、コミュニケーションやプロジェクト管理など、チームや組織が円滑に作業を進めるために必要なさまざまな機能を提供するオールインワンのプラットフォームです。

SharePointはさまざまな機能があるのですが、今回はファイル管理に焦点を絞って説明します。

SharePointに移行すると何がいいのか？😊

ファイルサーバーから移行することにより得られるメリットの一部をご紹介します。

１．Officeファイルの自動保存や共同編集が可能

• ExcelやWordなどのOfficeファイルを編集中にPCが固まった！
• 保存する前にアプリを終了してしまった！
• ファイルを編集しようとすると誰かが編集中のため、編集できない！

など、誰もが一度は経験があるのではないでしょうか？

SharePointならもうこれらの心配はご無用です。

ファイルは定期的に自動で保存されますし、誰かがファイルを開いていたとしても共同編集が可能です。👍

２．ファイルの自動バージョニングが可能

上記１にも関連するのですが、ファイルが自動で保存されるたびにバージョン管理されます。

ファイルの内容を間違って修正してしまったので「30分前の内容に戻したい」「昨日の状態に戻したい」など過去のバージョンに簡単に戻すことが可能です。

また、通常ネットワーク上のファイルを削除するとゴミ箱に入らないため復元ができませんが、SharePointならゴミ箱に入りますので復元可能です。

３．全文検索が可能

通常、ファイルを検索する時はファイル名での検索になるのですが、SharePointではファイル名だけでなく、ファイルの内容すべてが検索対象となります。

例えば、PDFファイルをSharePointにアップします。
すると、PDFのテキスト内容で検索することが可能となります。

４．Copilotとのスムーズな連携

MicrosoftのさまざまなサービスにCopilotが組み込まれています。

• ExcelやWord、PowerPointなどのOffice製品のCopilot
• Microsoft Copilot Chat
• WindowsOSのCopilot

SharePointにあるファイルは、これらのCopilotのデータソースとして活用できます。

例えば、

• SharePointにあるWordのファイルを元にPowerPointのプレゼンテーションを作成する。
• Microsoft365 CopilotでSharePoint上のファイルをチャット形式で検索する
• Microsoft365 CopilotでSharePoint上のファイルをチャット形式で要約して要点を整理する

などです。

今後はこのあたりの機能はさらに強化されることが期待されます。

５．Azure Open AIとの連携

Microsoftが提供するAzure Open AIとSharePointにあるファイルを連携することにより、自社のデータを活用した独自のChat GPTを開発することが可能となります。

たとえば、

• カスタマーサポートのオペレーターがお客様の問い合わせの対応に利用
• 社内のChatGPTを作成することにより、業務フローの改善や効率化の向上

など、使い方は無限です。

もちろん、社内のデータ内容は外部に流出することはなく、AIの学習に利用されることもありません。

６．コストの削減

現在、Microsoft365の契約をされている企業であれば、SharePointは一定容量内であればライセンスに含まれますので、ファイルサーバーのコストやクラウドのコストと比較してコストダウンとなるケースが多いです。

７．その他

書ききれないので詳細は省略しますが、

• PowerAutomateを活用して、SharePointやExchange、Teamsなどの異なるサービスを連携させて業務効率化を行う（RPA）
• Purviewと連携して、機密情報の保護（DLP）

など数多くのことが可能となります。

使い勝手悪くなるんじゃないの～？😒

SharePointに移行すると、ファイル操作など使い勝手が悪くなるのでは・・・と懸念される方もいるのではないでしょうか？

大丈夫です👌従来から慣れ親しんだエクスプローラーからの操作も可能ですし、TeamsのアプリやWEBブラウザからの操作も可能です。

最後に

今回は、SharePoint Onlineのファイル管理に焦点を絞ってご紹介いたしました。

弊社では、SharePointに関するサービスをワンストップでご提供しております。

• セキュリティーの設計や設定
• 移行ツールを用いても移行計画や実施
• 操作方法などの研修

現在、Awesome Choiceでは、MicrosoftのAI Cloud Partnerとして積極的にMicrosoftサービスの構築及びライセンス販売を行っております。

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